Functionaliteiten voor het beheer van de organisatie
Voor het beheer van de organisatie zijn o.a. de volgende functionaliteiten beschikbaar:
- Onbeperkte invoer van locaties.
- Per locatie onbeperkte invoer van afdelingen/teams.
- Onbeperkte invoer van medewerkers als contactpersoon voor vrijwilligers of verantwoordelijke voor vacatures. U kunt iedere medewerker koppelen aan een of meer afdeling(en)/team(s).
- U kunt per medewerker bepalen welke rechten hij of zij krijgt in het systeem (alleen ‘bekijken’ of ook ‘bewerken’).
- U kunt per medewerker inloggegevens verstrekken.
- U kunt per medewerker meerdere contactgegevens beheren (telefoon intern, extern, mobiel, e-mail).
Overige funtionaliteiten die beschikbaar zijn of komen
Verder zijn o.a. de volgende functionaliteiten beschikbaar:
- Eenvoudig beheer van alle selectboxen die gebruikt worden bij het invoerscherm voor optimale afstemming op de eigen situatie.
- Nieuwsbriefmodule om naar een zelf te bepalen deel van het vrijwilligersbestand een e-mail nieuwsbrief te sturen.
- Rapportagefunctie voor de meest gebruikte rapportages.
- Exportmogelijkheid om vrijwilligersgegevens te gebruiken voor analyses, rapportages of personalisering van documenten.
En we werken nog aan de volgende uitbreidingen:
- Vrij toegankelijke website voor geïnteresseerden met inlogmogelijkheid voor vrijwilligers om eigen gegevens te beheren en interesse voor tijdelijke klussen te melden.
- Koppeling met social media.
- Koppeling met personeelsadministratiesystemen.
Beheer van vrijwilligers
Voor het beheer van vrijwilligers zijn o.a. de volgende functionaliteiten beschikbaar
- Totaaloverzicht van alle vrijwilligers met uitgebreide filtermogelijkheden om snel te kunnen zoeken en vinden. U kunt o.a. filteren op locatie, afdeling/team, primaire contactpersoon, status, voorkeuractiviteit(en), sterke punten, opleidingen, diploma’s en certificaten, datum in dienst etc.
- Met één klik alle gegevens van de vrijwilliger in beeld. Niet alleen contactgegevens, maar ook informatie over verrichte werkzaamheden, afgesproken vergoedingen en gespreksnotities. Dit overzicht kunt u ook eenvoudig printen voor gebruik in voortgangsgesprekken.
- Er is een exportmogelijkheid, zodat u gegevens van vrijwilligers aan kunt leveren bij andere afdelingen, en extra overzichten kunt maken of gepersonaliseerde word-documenten, etiketten, badges etc.
- Eenvoudige koppelmogelijkheid van vrijwilliger met openstaande vacatures, o.a. op basis van voorkeuren, eisen en wensen.
- Vrijheid om extra velden per vrijwilliger aan te maken om specifieke zaken vast te leggen op het niveau van vrijwilligers. Extra 'lijstjes' of Excelbestanden zijn vanaf nu overbodig en dus ‘uit den boze’.
- Diverse communicatiemogelijkheden met individuele en/of groepen vrijwilligers.
- Een vrijwilliger kan gekoppeld worden aan een primaire contactpersoon. Deze kan desgewenst ook zelf inloggen en de gekoppelde vrijwilligers bekijken en/of bewerken.
Beheer van vacatures
Voor het beheer van vacatures zijn o.a. de volgende functionaliteiten beschikbaar:
- Totaaloverzicht van alle vacatures met uitgebreide filtermogelijkheden om snel te kunnen zoeken en vinden. U kunt o.a. filteren op locatie, afdeling/team, status, activiteit(en), functie-eisen, verantwoordelijke medewerker voor de vacature etc.
- Eenvoudige koppelmogelijkheid van de vacature met beschikbare vrijwilligers, o.a. op basis van voorkeuren, eisen en wensen
- Per vacature kunt u opgegeven hoeveel personen gewenst zijn. Het systeem houdt voor u bij hoeveel vrijwilligers er al gematcht zijn en hoeveel ‘open’ plekken er dus nog zijn.
- Per vacature kunt u aangeven hoeveel uren er per periode mee gemoeid zijn (o.a. nuttig voor rapportages)
- Een vacature kan gekoppeld worden aan een verantwoordelijk medewerker. Deze kan desgewenst ook zelf inloggen en de vacatures bekijken en/of bewerken.
Online uw vrijwilligerswerk coördineren
VrijwilligersDossier is een webservice. Een computerprogramma dat er uit ziet als een website waarop u op overzichtelijke schermen gegevens kunt invoeren, beheren en raadplegen van vrijwilligers, vacatures en uw organisatie (locatie, team, contactpersoon).
Vacatures kunnen eventueel ook vanuit de afdelingen waar ze ontstaan worden ingevoerd, bijvoorbeeld door de contactpersoon.
Met het programma kunt u vervolgens geschikte en beschikbare kandidaten zoeken voor vacatures op basis van bij het invoeren geregistreerde capaciteiten en functie-eisen. U kunt direct via hetzelfde scherm contact met hen opnemen, via een rechtstreekse e-mail of via andere contactgegevens.
Ook voorziet het systeem in de mogelijkheid om meer mensen te selecteren en bijvoorbeeld een e-mail-nieuwsbrief te sturen. Door de uitgebreide, maar altijd overzichtelijke database die u in het programma opbouwt, heeft u zo altijd zicht op al uw vrijwilligers, alle vacatures en de (mogelijke) match tussen beide.
Jaarlijkse kosten
Vrijwilligers Dossier is verkrijgbaar in de vorm van een abonnement. De jaarlijkse abonnementskosten zijn afhankelijk van de omvang van het vrijwilligersbestand en variëren tussen € 1.600 (tot 250 vrijwilligers) en € 5000 (meer dan 1500) excl. BTW. (prijspeil 2020)
Deze all-in prijs is inclusief gebruikerslicentie, hosting en back up, technisch support en 24/7 digitale toegang tot de helpdesk en kennisbank.
Er zijn 2 aanvullende modules beschikbaar:
- Vrijwilligersportaal
- De ‘voorkant’ (website) waar vrijwilligers zich kunnen aanmelden, vacatures kunnen bekijken, hun interesse voor vacatures kunnen melden en hun eigen gegevens kunnen bekijken en beheren. Als de declaratiemodule actief is, kunnen vrijwilligers ook via het Vrijwilligersportaal declareren
- Declaratie module
- Hierin wordt de gehele flow van declareren en uitbetalen gefaciliteerd. Van het (gecontroleerd) indienen van declaraties, het fiatteren en het aanmaken van een bestand dat ingelezen kan worden in de financiële administratie.
De jaarlijkse kosten voor de modules zijn afhankelijk van de omvang van het vrijwilligersbestand en variëren tussen € 210 en € 750 excl. BTW per module per jaar. (prijspeil 2020)
Eenmalige kosten
Naast de jaarlijkse kosten zijn er eenmalige kosten voor implementatie en opstart. Deze worden na het intakegesprek vastgesteld en geoffreerd.
