Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: juni 2026

1. Wie zijn wij?

Vrijwilligersdossier B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacybeleid. Wij zijn bereikbaar via hallo@vrijwilligersdossier.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Naam en contactgegevens (e-mail, telefoon)
  • Organisatiegegevens
  • Gegevens die u invult via onze contactformulieren
  • Technische gegevens (IP-adres, browsertype) via cookies

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het beantwoorden van uw vragen en verzoeken
  • Het verzorgen van demo's en presentaties
  • Het leveren van onze diensten
  • Het verbeteren van onze website en dienstverlening

4. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt. Contactformuliergegevens worden maximaal 12 maanden bewaard.

5. Delen met derden

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

6. Uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Neem contact met ons op via hallo@vrijwilligersdossier.nl om gebruik te maken van uw rechten.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, met versleuteling en toegangscontrole. Uw gegevens blijven binnen Europa: onze applicatie draait op Europese servers van Hetzner (datacenters in Falkenstein, Duitsland en Helsinki, Finland) en back-ups worden opgeslagen via Jottacloud in Noorwegen, binnen de Europese Economische Ruimte (EER). E-mailverkeer verloopt via Lettermint, een Nederlandse partij die volledig op EU-servers draait. Wij werken volgens de ISO 27001-norm; het certificeringstraject loopt en een compliance-verklaring is op aanvraag beschikbaar. Voor toegang ondersteunen wij single sign-on via Microsoft Entra ID; buiten deze authenticatie worden er geen persoonsgegevens bij Microsoft opgeslagen.

8. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid? Neem contact met ons op via hallo@vrijwilligersdossier.nl of +31 850 765 309.